BSU One
Hesap açın

Doküman yönetimi (DMS)

Prosedürün son revizyonu herkesin elinde, eskisi geri çağrılmış.

Kontrollü doküman, revizyon, gözden geçirme, onay ve yayın; okundu ve anladım onayı; numaralı kontrollü nüsha ve geri çağırma; değişiklik talebi; dış belgeler; saklama süresi, yasal tutma ve imha. Dosyalar çekirdekteki dijital arşivde tek kopya durur.

  • Hazırlayan kendi revizyonunu onaylayamaz; doküman türü izin vermedikçe.
  • Onaydan sonra dosya değiştiyse yayın reddedilir.
  • Yeni revizyon yayımlanınca eskisinin kontrollü nüshaları geri çağrılır.
Kapsamı inceleyin ya da hesap açın
DokümanDokümanlarPR-SAT-003
Prosedür · Satın almaPR-SAT-003 · Rev. 04
Yürürlükte
Sahibi
Satın alma
Sınıf
İç kullanım
Yürürlük
01.11.2026
Önceki
Rev. 03 · yerini aldı
  1. Taslak · dosya arşive eklendiH. Gür
  2. Gözden geçirmeKalite · uygun
  3. Onay · anlamı: içerik onayıS. Ateş
  4. Yayın28.10.2026
  5. Dağıtım · okundu onayı18 / 21

PR-SAT-003 · dağıtım

Okundu ve anladım

18 kişi onayladı · 3 kişi bekliyor

Rev. 03 nüshaları

Kontrollü nüsha geri çağırma
  • Nüsha 01 · Depo · iade edildi
  • Nüsha 02 · Üretim · imha edildi
  • Nüsha 03 · Şantiye · bekliyor
Örnek kayıtlarla çizilmiş ekran kesiti; gerçek ekran görüntüsü değildir. Yayımlanmış bir prosedür revizyonu ve dağıtımı.

Kimin için

Hazırlayan, gözden geçiren, onaylayan ve okuyan; hepsi ayrı kayıt.

Onaylayanlar çekirdekteki iş akışı aşamalarından gelir; doküman yönetiminin ayrı bir onay motoru yoktur.

  • Doküman sorumlusu

    Doküman türlerini, numara desenlerini, revizyon şemasını ve dağıtım kurallarını tanımlar; ana listeyi izler.

  • Hazırlayan

    Taslak revizyon açar, dosyayı ekler, değişiklik özetini yazar ve gözden geçirmeye gönderir.

  • Gözden geçiren

    “Gözden geçirmelerim” kuyruğunda yalnız kendisine atanmış revizyonu sonuçlandırır.

  • Onaylayan

    “Onaylarım” kuyruğunda kararını, onayın anlamını ve yorumunu verir.

  • Çalışan

    “Bana gelenler” kuyruğunda okur ve gerekiyorsa anladım onayı verir.

  • Kayıt ve arşiv sorumlusu

    Saklama sınıfları, yasal tutma ve imha incelemesi.

Hangi işletmeler

  • Belgelendirmeye hazırlanan üretim firması
  • Savunma ve havacılık tedarikçisi
  • Laboratuvar ve test kuruluşu
  • Çok şubeli hizmet firması
  • Proje dokümanı yoğun mühendislik firması

Uçtan uca akış

Değişiklik talebinden geri çağrılan nüshaya, bir revizyon.

Örnek: satın alma prosedüründe tedarikçi onayı adımı değişiyor. Adımlara tıklayın ya da ok tuşlarıyla ilerleyin.

01 · Değişiklik talebiDT-2026-0071
Onaylandı
Ne kaydedilir
Gerekçe, aciliyet, etki alanları ve etki değerlendirmesi.
Kim onaylar
Karar ayrı yetkiyle ve imza kaydıyla verilir.
Sistem neyi denetler
Talep reddedilirse revizyon açılmaz.

Onaylı talep yeni revizyonu açar.

1 / 7

Kapsam haritası

Doküman yönetiminde üründe olan her ekran.

Ekran adları üründeki menü adlarıdır. Doküman yönetimi, kalite yönetiminden bağımsız açılabilir.

Dokümanlar

  • DokümanlarNumara desenleri, revizyon şeması, sınıflandırma etiketleri (genel, iç, gizli, kısıtlı ve firmaya özgü).
  • Doküman ayrıntısıRevizyonlar, üst veri, başlık ilişkileri ve bağlar, nüsha ve dağıtım, etki sekmeleri.
  • Revizyon karşılaştırmaDosya düzeyinde: eklenen, çıkan ve değişen dosyalar ve parmak izi.

Kişisel kuyruklar

  • Gözden geçirmelerimKişiye atanmış gözden geçirmeler.
  • OnaylarımKişinin onay bekleyen revizyonları.
  • Bana gelenlerOkuma ve anladım görevleri, son tarihle.

Değişiklik ve nüsha

  • Değişiklik talepleriTaslak → sunuldu → değerlendirmede → onaylandı / reddedildi → uygulandı; aciliyet ve etki alanları.
  • Kontrollü nüshalarNüsha kütüğü; yeni revizyonda geri çağırma.
  • Nüsha doğrulamaKâğıt nüshadaki karekoddan, giriş yapmadan güncellik kontrolü.

Dış belgeler

  • Dış belgelerYayımlayan, dış belge kimliği, baskı ve gözden geçirme sıklığı; telif nedeniyle içerik varsayılan olarak saklanmaz.

Kayıt ve saklama

  • Kayıtlar ve imhaKayıt sınıfları, saklama politikası, yasal tutma, denetim tutması, uyum kanıtı tutması; imha incelemesi ve uygulaması.
  • Zincirli denetim kaydıTutma değişiklikleri ve imhalar birbirine bağlı özetli denetim kaydına yazılır.

Rapor ve ayar

  • RaporlarOkundu onayı, nüsha kütüğü, ana liste, gözden geçirmesi gelen dokümanlar, gözden geçirmesi gelen dış belgeler.
  • AyarlarDoküman türleri, saklama, üst veri tanımları, etiketler, dağıtım kuralları, türe göre iş akışı aşaması eşlemesi.

Çekirdekle bağlantı

Revizyon yayımlanınca etkilediği kayıtlar haberdar olur.

Doküman yönetimi çekirdeğin arşivini ve iş akışını kullanır; kalite yönetimi açıksa iki taraf birbirine bağlanır.

  • Revizyon dosyasıDijital arşiv
    Arşiv

    Dosya içeriği arşivde sürümlü ve özet değeriyle durur; ikinci bir depo yok.

  • Onay adımıİş akışı aşaması
    Onay

    Gözden geçirme, onay ve yayın, mevcut iş akışı motorunun aşama katılımcılarıyla çalışır.

  • Yayımlanan revizyonEğitim etki değerlendirmesi
    Kalite / İK

    Bağlı yetkinlikler için eğitim etki değerlendirmesi açılır.

  • Yayımlanan revizyonMuayene planı ve risk
    Kalite

    Bağlı muayene planları ve riskler “gözden geçirilmeli” olarak işaretlenir.

  • Kalite değişikliğiDoküman değişiklik talebi
    Kalite

    Bağlı doküman talepleri açıkken kalite değişikliği kapanmaz.

  • Kanıt bağlantısıSavunma uyum kanıtı
    Savunma

    Savunma Uyum açıksa kanıt doküman revizyonuna bağlanır; revizyon değişince kanıt “kaynak değişti” olur.

Uyum ve kontrol

Saklama süresi dolsa bile, tutma varken imha yok.

Saklama politikası ve kayıt sınıfları tanımlıdır; süre dolunca varsayılan işlem incelemedir, kendiliğinden silme değil.

AyarlarParametrelerTarihli satırlar
Parametre satırları: ad, geçerlilik başlangıcı, kaynak ve durum
ParametreGeçerlilikKaynakDurum
Saklama · satın alma kayıtları01.01.2026Yasal saklama yükümlülüğüYayında
Saklama · kalite kayıtları01.01.2026Kalite el kitabıYayında
Gözden geçirme sıklığı · prosedürler01.03.2026İç prosedürYayında
Dış belge gözden geçirme sıklığı01.03.2026İç prosedürİncelemede
Örnek satırlarla çizilmiş kesit; değerler burada gösterilmez. Her değer tarihli parametre satırıdır: kurulumda resmî ya da firma kaynağından girilir ve ikinci kişi onaylar. Yeni dönem yeni satırla açılır; kesilmiş belge kendi gününün değerini saklar.

  • Ayrı yetkiler

    Dokümanlar, yayın, yürürlükten kaldırma, değişiklik talebi, dış belge, saklama ve kontrollü nüsha ayrı yetkilerdir.

  • Kilitli içerik

    Yayından sonra içerik değişmez; değişiklik yeni revizyonla yapılır.

  • Zincirli kayıt

    Tutma değişikliği ve imha, birbirine bağlı özetli denetim kaydına yazılır.

  • Çok şirket

    Her doküman kendi şirketinde; firma ayrımı her sorguda.

İki başlangıç

ERP’niz olsun olmasın, başlangıç yeri belli.

ERP’niz yoksa

Doküman yönetimi ve çekirdek birlikte

Arşiv, iş akışı ve yetki çekirdekten; revizyon, dağıtım ve saklama paketle gelir. Kalite yönetimiyle birlikte açılırsa iki taraf bağlanır.

  • Mevcut prosedürler toplu yüklenebilir
  • Numara deseni ve revizyon şeması sizin
  • Kalite yönetimi isteğe bağlı
Kurulum seçeneklerine bakın
ERP’niz varsa

Mevcut ERP’nizin yanında

Doküman yönetimi ERP’nizden bağımsız çalışabilir. Personel ve organizasyon bilgisini oradan almanın kapsamını birlikte çıkarıyoruz. Hazır bağlantı ürünü yok.

  • Hangi bilginin nereden geleceği yazılı netleşir
  • Önce tek bölüm, tek doküman türüyle denenir
  • Kapsam ve takvim teklifte yazar
Bağlantı görüşmesi isteyin

Bağlantı her firmada ayrı iş olarak ele alınır; görüşmeden önce süre ya da fiyat vermiyoruz.

Kurulum

Aynı ekranlar; bulutta, kendi sunucunuzda ya da ikisi birden.

Dokümanlar tarayıcıda açılır; kâğıt nüsha karekodla doğrulanır.

Bulutta

Bugün başlar

Barındırma ve güncelleme bizde. Ofisten ve sahadan aynı hesapla girilir.

Kendi sunucunuzda

İhtiyaç analiziyle

Uygulama, veritabanı ve arşiv dosyaları firmanın kendi sunucusunda. Gizli dokümanlar kendi ağınızdan çıkmaz.

İhtiyaç analizi formu

Hibrit

Merkez + şube

Merkez bulutta, tesis kendi sunucusunda; kayıtlar iki yönde eşitlenir. Kapsam kurulumda belirlenir.

Hibrit kurulumu planlayın

Sık sorulanlar

Satın almadan önce sorulanlar.

Onay elektronik imza sayılır mı?

Hayır. Onay, iş akışı içinde verilen bir e-onay kaydıdır: kim, ne zaman, hangi anlamla ve hangi revizyon parmak iziyle. Nitelikli elektronik imza değildir; ekranda da bunu yazıyoruz.

Hazırlayan kendi dokümanını onaylayabilir mi?

Varsayılan olarak hayır. Hazırlayan ya da içeriği son düzenleyen onaylayamaz; yalnız doküman türü buna izin verecek şekilde ayarlanmışsa olur.

Kimin okuduğunu nasıl görürüm?

Dağıtımda okundu ve anladım her kişi için ayrı kaydedilir. Okundu onayı raporu kimin bekleyip kimin onayladığını gösterir; süresi geçene uygulama içi bildirim gider.

Kâğıt nüshanın güncel olduğunu sahada nasıl anlarız?

Nüshadaki karekod okutulur; giriş gerekmez. Ekran yalnız doküman numarasını, nüshanın revizyonunu ve güncel revizyonu gösterir; başlık ve dosya göstermez.

İki revizyon arasındaki metin farkını gösteriyor mu?

Bugün dosya düzeyinde karşılaştırır: eklenen, çıkan ve değişen dosyalar ve parmak izi. Dosya içindeki metin farkı henüz yok.

Standart ve müşteri şartnamesi gibi dış belgeleri de tutar mı?

Evet; dış belgeler yayımlayan, kimlik, baskı ve gözden geçirme sıklığıyla tutulur. Telif nedeniyle içerik varsayılan olarak saklanmaz.

Saklama süresi dolan kayıt silinir mi?

Kendiliğinden silinmez. Süre dolunca kayıt imha incelemesine düşer; yasal, denetim ya da uyum tutması varken imha engellenir.

Bir prosedürü taslaktan yayına kendiniz götürün.

Hesabınızda bir prosedür yükleyin, revizyonu onaylatın, yayımlayın ve okundu onayını izleyin.

Hesap açın Kendi sunucumda kurulum

Mevcut ERP’nizle çalışacaksa bağlantı görüşmesi.

Ürün

Genel bakış

Çekirdek modüller

Ek modüller

Sektör Çözümleri

Diğer

Hesap açın Kendi sunucumda kurulum